Метод GTD

Метод управления делами Getting Things Done (GTD).

1 Общая информация

• Метод повышения личной эффективности посредством организации и контроля задач.
• Создан Дэвидом Алленом.

2 Основные идеи метода GTD

• Человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач, перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель.
• Концентрация на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее (какое следующее действие нужно совершить?).
• Основные элементы: контроль и видение.
• Три базовых модели:
  • управление рабочим процессом;
  • обзор работы (горизонты, высота полёта);
  • естественный метод планирования.
• Управление рабочим процессом используется для того, чтобы взять под контроль все задачи.
• Управление рабочим процессом состоит из пяти фаз:
  • сбор;
  • обработка;
  • организация;
  • обзор;
  • действия.
• Модель обзора работы включает 6 уровней (по восходящей линии):
  • текущие дела;
  • текущие проекты;
  • круг обязанностей;
  • ближайшие годы (1–2 года);
  • пятилетняя перспектива (3–5 лет);
  • жизнь.
• Рекомендуется еженедельный обзор по различным уровням.
• Виденье, полученное из этих обзоров, позволяет управлять личными приоритетами.
• Во время еженедельного обзора человек анализирует контексты задач и раскладывает их по соответствующим спискам.
• Первых двух моделей достаточно для получения контроля и виденья в большинстве задач и проектов.
• Для более глубокого обдумывания и размышления используется третья модель — естественный метод планирования.
• В управлении рабочим процессом делается горизонтальная фокусировка на выполнении индивидуальных задач, в естественном методе планирования делается вертикальная фокусировка на планировании проектов и продумывании тем.
• Модель планирования состоит из 5 стадий:
  • определение цели и принципов;
  • виденье желаемых результатов;
  • мозговой штурм;
  • организация;
  • определение следующего конкретного действия.

3 Этапы метода GTD

4 Основные элементы метода

4.1 Этапы работы с информацией

• GTD предлагает подойти к управлению рабочим процессом, используя пять шагов:
  • Cбор
  • Обработка
  • Организация
  • Обзор
  • Действия

4.1.1 Сбор информации

• На первом этапе все имеющиеся мысли, идеи, задачи, проекты, дела нужно выгрузить из вашего ума во внешнюю систему.
• Нужно фиксировать и новые появляющиеся задачи.

4.1.2 Обработка

• Получив информацию, первый вопрос, который необходимо себе задать: «Что это за информация?». Как только вы решите, что это такое, вы сможете ответить на вопрос: «Что с этим делать?».

1. Разовые задачи, которые занимают не более 2 минут

   • Это все задачи, которые занимают не более 2 минут и выполняются за одно действие. Они не относятся к какому-либо проекту и могут загромождать список дел.
   • Если вы чувствуете, что данную задачу можно завершить здесь и сейчас, задайте себе вопрос: «Это займет меньше двух минут?» Если ваш ответ — да, то просто выполните задачу, вычеркивайте и больше не думайте о ней.
   • Иногда, проще выполнить и забыть, то что не требует много времени, чем стараться удержать это в памяти.

2. Проекты

   • Если задание невозможно выполнить за один шаг, то это уже проект, для завершения которого необходимо планирование нескольких шагов или этапов.
   • Таких проектов одновременно, как правило, несколько и важно регулярно просматривать их, проверяя следующие действия — необходимые дополнительные шаги для их завершения.

3. Делегирование

   • Задачи, на выполнение которых понадобится более двух минут можно делегировать или отложить.
   • Делегировать — значит перепоручить его кому-то другому для выполнения, но оставить за собой контроль и ответственность за его выполнение.

4. Следующие действия

   • То, что нужно выполнить при первой возможности.

5. Когда-нибудь

   • Сюда вы можете разместить дела и задачи без определенного времени для завершения, которые можно отложить на более поздний срок для рассмотрения.
   • Здесь будут храниться ваши идеи для воплощения в жизнь.

6. Архив или Справочный материал

   • Этот список содержит в себе полезную в будущем информацию.
   • Важно легко получить к ней доступ в любой момент, когда это действительно необходимо.

7. Задачи, более не требующие действий и не несущие пользы — удалите

   • Смело избавляйтесь от информации, не кажущейся вам важной. Освободите время для действительно стоящих вашего внимания дел.

4.1.3 Организация

• Как только вы разберетесь со всеми пунктами во Входящих, отсортируйте их и распределите в соответствующие разделы.

4.1.4 Обзор

• Для эффективного решения задач необходимо просматривать список регулярно: ежедневно, еженедельно, так часто как это требуется.
• Чтобы добиться хорошего результата необходимо поддерживать систему — чаще обращайтесь к своим спискам, пересматривайте их, очищайте, дополняйте.
• Пренебрегая этим пунктом вы рискуете накопить новые задачи и дела, потерять всякую мотивацию и как следствие нарушить работу всей системы.

4.1.5 Действия

• Выполнять задачу за задачей.
• Механизм конкретного выполнения задач не рассматривается в GTD.
• Можно использовать другие методики, например Pomodoro (см. Метод pomodoro).

4.2 Ошибки при работе с Getting Things Done методом

4.2.1 Не ознакомившись с методом, приступать к его использованию.

4.2.2 Недостаточно часто проводить обзор списков.

• Добиться продуктивности без постоянного пересмотра и корректировки задач невозможно.
• Своевременно внесенные новые задачи, а также скорректированные текущие будут работать на вас, экономя ваше время.

4.2.3 Сразу делать вывод о всей системе, не освоившись в ней.

• Дайте себе время привыкнуть к новому способу организации задач, настройте его под себя.

4.2.4 Хранить информацию в разных местах и приложениях

• Это неизбежно ведет к нарушению работы системы и не дает вам возможности получать своевременный доступ к информации.

4.2.5 Вы пишите нечеткие и некорректные инструкции в следующих действиях

• Нужна правильная организация шагов по выполнению действий.
• Используйте глаголы, описывающие необходимые последующие действия и подробнее расписывайте детали действий.
• В таком случае вы сможете приступать к выполнению сразу.

4.2.6 Держать информацию в голове

• Фиксировать в системе нужно все, даже мелкие задачи а также то, что кажется не таким важным сейчас.

4.2.7 Работать в режиме многозадачности

• Старайтесь думать только о той задаче, которую вы сейчас выполняете и двигаться от задачи к задаче, всецело отдавая силы чему-то одному на момент выполнения.

4.2.8 Продолжать придерживаться старого образа жизни и взглядов и надеяться, что система будет сама работать

• Надо воспринимать задачу не как проблему, а прежде пытаться найти решение.
• Не прокрастинировать — не откладывать дела в долгий ящик или вовсе избегать их решения.

4.3 Списки GTD

• Применение GTD предусматривает ведение следующих списков:
  • Входящие.
  • Следующие действия (возможно, несколько списков).
  • Ожидающие.
  • Проекты.
  • Когда-нибудь, может быть.
• Списки регулярно просматривают.
• В дополнение к спискам используется Календарь, который предназначен для записи задач и событий, чётко привязанных ко времени.

4.3.1 Список Входящие

• В список Входящие записывают идеи и задачи по мере их появления.
• Просто записывайте всё подряд в блокнот или в телефон.
• Это могут быть не один, а несколько списков.
• Наша цель — разгрузить мозг.
• В самом начале применения GTD можно выделить час-другой на то, чтобы записать всё то, что вы хотите или должны сделать.
• Всё это — так называемые разомкнутые циклы (open loops), которые включают в себя все задачи, которые находятся не в том состоянии, в котором они должны быть, не в том месте, где они должны оказаться.

4.3.2 Список Следующие действия

• Действия, которые нужно выполнить как только представится возможность (ASAP — As Soon As Possible).

4.3.3 Список Ожидающие

• Делегирование задачи другим людям.
• Отправляете электронное письмо, на которое ожидаете получить ответ (или в ответе на которое нуждаетесь).
• Что-то заказываете.
• Решаете задачу, которая заблокирована из-за того, что вы ждёте, пока кто-то что-то сделает.

4.3.4 Список Проекты

• Проект — это любая цель, для достижения которой нужно выполнить более одного действия.
• Список представляет собой перечень названий проектов.
• Можно включить в него описания проектов и их желаемые результаты.
• При просмотре списка Проекты нужно проверять, чтобы в списке Следующие действия присутствовало хотя бы одно действие для каждого из проектов.
• Чтобы проекты продвигались.

4.3.5 Список Когда-нибудь, может быть

• В списке Следующие действия содержатся только записи о делах, которые нужно сделать как можно скорее.
• Список Проекты нужно регулярно просматривать, проверяя, чтобы в списке Следующие действия содержалось хотя бы одно действие, связанное с каждым из проектов.
• В списке Когда-нибудь, может быть содержатся идеи и проекты, которые вы, возможно, решите осуществить когда-нибудь в будущем.
• Этот список надо просматривать еженедельно, вместе с другими материалами, входящими в состав GTD.

4.3.6 Список Календарь

• В Календарь попадают записи о делах, которые нужно сделать в определённую дату или в определённое время.

4.4 Контексты действий

• Контексты действий — это теги, которыми снабжают элементы в списках Следующие действия.
• Они представляют собой сведения о том, где может быть выполнено то или иное действие, или о том, что именно нужно для его выполнения.
• К названиям контекстов задач часто добавляют префикс @, что имеет смысл, когда контекст представлен каким-либо местоположением.

4.5 Еженедельный обзор материалов

• Еженедельный обзор материалов нужно выполнять раз в неделю.
• Выберите день и придерживайтесь его. Нужно заранее выделить это время (как минимум — 30 минут).
• Используйте список триггеров.
• Добавьте триггерные элементы в список дел.

Синхронизация электронной почты, календаря и списка дел (с помощью триггерного списка) делает сложную занятую университетскую жизнь намного более организованной.

• Занимаясь еженедельным обзором, нужно сделать следующее (минимум):
  • Проверить, чтобы с каждым проектом было бы связано хотя бы одно действие.
  • Проверить, чтобы каждое действие из списка Следующие действия действительно было бы чем-то таким, что вам хочется или нужно сделать на следующей неделе в том случае, если у вас будет на это время.
    • Если это не так — действие надо переместить (и/или проект, к которому оно относится) в список Когда-нибудь, может быть.
    • Если вы полагаете, что никогда не соберётесь это действие выполнить — уберите его из всех списков (в Корзину).
  • Просмотреть список Когда-нибудь, может быть и подумать, нужно ли перенести какие-то проекты или действия из этого списка в список Проекты или Следующие действия.

4.6 Списки триггеров

• При выполнении еженедельного обзора материалов может оказаться полезным применение списков триггеров.
• Это список ключевых слов, наводящих мозг на воспоминания о разомкнутых циклах, ещё не отражённых в системе.
• Список триггеров может выглядеть так:
  • Начальник.
  • Сослуживцы.
  • Начатые, но не завершённые проекты.
  • Проекты, которые нужно начать.
  • Люди, с которыми надо связаться.
• Просматривая список триггеров, поместите всё, что вспомните, в список Входящие для последующей обработки.

4.6.1 Список триггеров Школа

• Начатые, но не завершенные проекты
• Проекты, которые необходимо начать
• Обязательства/обещания другим
• Учителя/ассистенты
• Соседи по комнате
• Одноклассники - Друзья
• Младшие классы
• Старшеклассники
• Люди со стороны
• Родители
• Организации кампуса
• Внеклассные организации
• Выпускники
• Коммуникации совершать/получать
• Внутренние/внешние
• Инициировать или отвечать на:
• Телефонные звонки
• Текстовые сообщения
• Голосовая почта
• Электронная почта
• Обычная почта
• Социальные сети
• Другие тексты для завершения/представления
• Отчеты
• Документы
• Обзоры
• Задания
• Статьи
• Литература
• Переписывание и редактирование
• Встречи, которые необходимо назначить/запросить
• Финансы
• Обучение
• Финансовая помощь
• Учебники
• Питание
• Расходы на колледж
• Прочие расходы
• Комната/квартира в общежитии
• Аренда
• Содержание - Коммунальные услуги
• Еда
• Одежда
• Мебель
• Украшения
• Дополнительные материалы
• Ожидание…
• Информация
• Делегированные задачи/проекты
• Завершения, важные для проектов
• Ответы на:
• Письма
• СМС
• Звонки
• Социальные сети
• Компенсации
• Заказы
• Ремонтируемые объекты
• Заявки
• Решения других

4.6.2 Список триггеров Личный

• Начатые проекты, не завершенные
• Проекты, которые необходимо начать
• Обязательства/обещания другим
• Значимые другие
• Семья
• Друзья
• Одноклассники
• Взятые вещи
• Проекты: другие организации
• Служение
• Гражданское
• Волонтерство
• Общение, которое нужно сделать/получить
• Семья
• Друзья
• Специалист
• Инициировать или отвечать на:
• Телефонные звонки
• Текстовые сообщения
• Голосовая почта
• Электронная почта
• Обычная почта
• Социальные сети
• Предстоящие события
• Особые случаи
• Дни рождения
• Юбилеи
• Свадьбы
• Выпускные
• Праздники
• Путешествия -
• Поездки на выходные
• Каникулы
• Социальные мероприятия
• Культурные мероприятия
• Спортивные мероприятия
• Чем заняться
• Куда пойти
• Люди, с которыми можно встретиться/пригласить
• Местные достопримечательности
• Администрация
• Финансовые
• Счета
• Банки
• Инвестиции
• Кредиты
• Налоги
• Страхование
• Юридические вопросы
• Подача документов
• Ожидание…
• Почтовый перевод
• Ремонт
• Возмещение расходов
• Предметы взаймы
• Медицинские данные
• Ответы на вопросы
• Дом/домашнее хозяйство
• Ландшафт
• Кухонные принадлежности
• Стиральная машина/ сушилка/пылесос
• Места для организации/уборки
• Телевизор
• Видеомагнитофон/DVD
• Музыка/CD/кассеты
• Телефоны
• Гардеробы/одежда
• Ремонт/техническое обслуживание автомобилей
• Инструменты
• Багаж
• Компьютеры
• Программное обеспечение
• Аппаратное обеспечение
• Соединения
• CD/DVD привод
• Электронная почта
• Интернет
• Социальные сети
• Здравоохранение
• Врачи
• Стоматологи
• Специалисты
• Хобби
• Книги
• CD
• MP3
• Подкасты
• Видео
• Приложения
• Поручения
• Хозяйственный магазин
• Аптека
• Супермаркет
• Банк
• Уборка
• Книжный магазин
• Библиотека
• Магазин одежды
• Сообщество
• Район
• Школы
• Местное самоуправление
• Гражданские вопросы

4.6.3 Trigger list School

• Projects started, not completed
• Projects that need to be started
• Commitments/promises to others
• Teachers/TAs
• Roommates
• Classmates
• Friends
• Underclassmen
• Upperclassmen
• “Outside” people
• Parents
• Campus organizations
• Extracurricular organizations
• Graduates
• Communications to make/get
• Internal/External
• Initiate or respond to:
• Phone calls
• Text messages
• Voice-mail
• E-mail
• Snail mail
• Social Media
• Other writing to finish/submit
• Reports
• Papers
• Reviews
• Assignments
• Articles
• Readings
• Rewrites and edits
• Meetings that need to be set/requested
• Financial
• Tuition
• Financial aid
• Textbooks
• Dining
• College Expenses
• Other Expenses
• Dorm Room/Apartment
• Rent
• Maintenance
• Utilities
• Food
• Clothes
• Furniture
• Decorations
• Additional Supplies
• Waiting for…
• Information
• Delegated tasks/projects
• Completions critical to projects
• Replies to:
• Letters
• Texts
• Calls
• Social Media
• Reimbursements
• Ordered items
• Items being repaired
• Tickets
• Decisions of others

4.6.4 Trigger list Personal

• Projects started, not completed
• Projects that need to be started
• Commitments/promises to others
• Significant Other
• Family
• Friends
• Classmates
• Borrowed items
• Projects: other organizations
• Service
• Civic
• Volunteer
• Communications to make/get
• Family
• Friends
• Professional
• Initiate or respond to:
• Phone calls
• Text messages
• Voicemail
• E-mail
• Snail mail
• Social Media
• Upcoming events
• Special occasions
• Birthdays
• Anniversaries
• Weddings
• Graduations
• Holidays
• Travel
• Weekend trips
• Vacations
• Social events
• Cultural events
• Sporting events
• Things to do
• Places to go
• People to meet/invite
• Local attractions
• Administration
• Financial
• Bills
• Banks
• Investments
• Loans
• Taxes
• Insurance
• Legal affairs
• Filing
• Waiting for…
• Mail order
• Repair
• Reimbursements
• Loaned items
• Medical data
• RSVPs
• Home/household
• Landscape
• Kitchen things
• Washer/dryer/vacuum
• Areas to organize/clean
• TV
• VCR/DVD
• Music/CDs/tapes
• Phones
• Closets/clothes
• Vehicle repair/maintenance
• Tools
• Luggage
• Computers
• Software
• Hardware
• Connections
• CD/DVD Drive
• E-mail
• Internet
• Social Media
• Health care
• Doctors
• Dentists
• Specialists
• Hobbies
• Books
• CDs
• MP3s
• Podcasts
• Videos
• Apps
• Errands
• Hardware store
• Pharmacy
• Supermarket
• Bank
• Cleaner
• Bookstore
• Library
• Clothing store
• Community
• Neighborhood
• Schools
• Local government
• Civic issues

5 Организация GTD

• Содержание списка дел

6 Реализации метода GTD

• Реализация метода GTD на основе Emacs