Метод GTD
Метод управления делами Getting Things Done (GTD).
Содержание
1 Общая информация
- Метод повышения личной эффективности посредством организации и контроля задач.
- Создан Дэвидом Алленом.
2 Основные идеи метода GTD
- Человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач, перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель.
- Концентрация на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее (какое следующее действие нужно совершить?).
- Основные элементы: контроль и видение.
- Три базовых модели:
- управление рабочим процессом;
- обзор работы (горизонты, высота полёта);
- естественный метод планирования.
- Управление рабочим процессом используется для того, чтобы взять под контроль все задачи.
- Управление рабочим процессом состоит из пяти фаз:
- сбор;
- обработка;
- организация;
- обзор;
- действия.
- Модель обзора работы включает 6 уровней (по восходящей линии):
- текущие дела;
- текущие проекты;
- круг обязанностей;
- ближайшие годы (1–2 года);
- пятилетняя перспектива (3–5 лет);
- жизнь.
- Рекомендуется еженедельный обзор по различным уровням.
- Виденье, полученное из этих обзоров, позволяет управлять личными приоритетами.
- Во время еженедельного обзора человек анализирует контексты задач и раскладывает их по соответствующим спискам.
- Первых двух моделей достаточно для получения контроля и виденья в большинстве задач и проектов.
- Для более глубокого обдумывания и размышления используется третья модель — естественный метод планирования.
- В управлении рабочим процессом делается горизонтальная фокусировка на выполнении индивидуальных задач, в естественном методе планирования делается вертикальная фокусировка на планировании проектов и продумывании тем.
- Модель планирования состоит из 5 стадий:
- определение цели и принципов;
- виденье желаемых результатов;
- мозговой штурм;
- организация;
- определение следующего конкретного действия.
3 Этапы метода GTD
Рис. 1.: Обработка входящей информации
4 Основные элементы метода
4.1 Этапы работы с информацией
- GTD предлагает подойти к управлению рабочим процессом, используя пять шагов:
- Cбор
- Обработка
- Организация
- Обзор
- Действия
4.1.1 Сбор информации
- На первом этапе все имеющиеся мысли, идеи, задачи, проекты, дела нужно выгрузить из вашего ума во внешнюю систему.
- Нужно фиксировать и новые появляющиеся задачи.
4.1.2 Обработка
- Получив информацию, первый вопрос, который необходимо себе задать: «Что это за информация?». Как только вы решите, что это такое, вы сможете ответить на вопрос: «Что с этим делать?».
Разовые задачи, которые занимают не более 2 минут
- Это все задачи, которые занимают не более 2 минут и выполняются за одно действие. Они не относятся к какому-либо проекту и могут загромождать список дел.
- Если вы чувствуете, что данную задачу можно завершить здесь и сейчас, задайте себе вопрос: «Это займет меньше двух минут?» Если ваш ответ — да, то просто выполните задачу, вычеркивайте и больше не думайте о ней.
- Иногда, проще выполнить и забыть, то что не требует много времени, чем стараться удержать это в памяти.
Проекты
- Если задание невозможно выполнить за один шаг, то это уже проект, для завершения которого необходимо планирование нескольких шагов или этапов.
- Таких проектов одновременно, как правило, несколько и важно регулярно просматривать их, проверяя следующие действия — необходимые дополнительные шаги для их завершения.
Делегирование
- Задачи, на выполнение которых понадобится более двух минут можно делегировать или отложить.
- Делегировать — значит перепоручить его кому-то другому для выполнения, но оставить за собой контроль и ответственность за его выполнение.
Следующие действия
- То, что нужно выполнить при первой возможности.
Когда-нибудь
- Сюда вы можете разместить дела и задачи без определенного времени для завершения, которые можно отложить на более поздний срок для рассмотрения.
- Здесь будут храниться ваши идеи для воплощения в жизнь.
Архив или Справочный материал
- Этот список содержит в себе полезную в будущем информацию.
- Важно легко получить к ней доступ в любой момент, когда это действительно необходимо.
Задачи, более не требующие действий и не несущие пользы — удалите
- Смело избавляйтесь от информации, не кажущейся вам важной. Освободите время для действительно стоящих вашего внимания дел.
4.1.3 Организация
- Как только вы разберетесь со всеми пунктами во Входящих, отсортируйте их и распределите в соответствующие разделы.
4.1.4 Обзор
- Для эффективного решения задач необходимо просматривать список регулярно: ежедневно, еженедельно, так часто как это требуется.
- Чтобы добиться хорошего результата необходимо поддерживать систему — чаще обращайтесь к своим спискам, пересматривайте их, очищайте, дополняйте.
- Пренебрегая этим пунктом вы рискуете накопить новые задачи и дела, потерять всякую мотивацию и как следствие нарушить работу всей системы.
4.1.5 Действия
- Выполнять задачу за задачей.
- Механизм конкретного выполнения задач не рассматривается в GTD.
- Можно использовать другие методики, например Pomodoro (см. Метод pomodoro).
4.2 Ошибки при работе с Getting Things Done методом
4.2.1 Не ознакомившись с методом, приступать к его использованию.
4.2.2 Недостаточно часто проводить обзор списков.
- Добиться продуктивности без постоянного пересмотра и корректировки задач невозможно.
- Своевременно внесенные новые задачи, а также скорректированные текущие будут работать на вас, экономя ваше время.
4.2.3 Сразу делать вывод о всей системе, не освоившись в ней.
- Дайте себе время привыкнуть к новому способу организации задач, настройте его под себя.
4.2.4 Хранить информацию в разных местах и приложениях
- Это неизбежно ведет к нарушению работы системы и не дает вам возможности получать своевременный доступ к информации.
4.2.5 Вы пишите нечеткие и некорректные инструкции в следующих действиях
- Нужна правильная организация шагов по выполнению действий.
- Используйте глаголы, описывающие необходимые последующие действия и подробнее расписывайте детали действий.
- В таком случае вы сможете приступать к выполнению сразу.
4.2.6 Держать информацию в голове
- Фиксировать в системе нужно все, даже мелкие задачи а также то, что кажется не таким важным сейчас.
4.2.7 Работать в режиме многозадачности
- Старайтесь думать только о той задаче, которую вы сейчас выполняете и двигаться от задачи к задаче, всецело отдавая силы чему-то одному на момент выполнения.
4.2.8 Продолжать придерживаться старого образа жизни и взглядов и надеяться, что система будет сама работать
- Надо воспринимать задачу не как проблему, а прежде пытаться найти решение.
- Не прокрастинировать — не откладывать дела в долгий ящик или вовсе избегать их решения.
4.3 Списки GTD
- Применение GTD предусматривает ведение следующих списков:
- Входящие.
- Следующие действия (возможно, несколько списков).
- Ожидающие.
- Проекты.
- Когда-нибудь, может быть.
- Списки регулярно просматривают.
- В дополнение к спискам используется Календарь, который предназначен для записи задач и событий, чётко привязанных ко времени.
4.3.1 Список Входящие
- В список Входящие записывают идеи и задачи по мере их появления.
- Просто записывайте всё подряд в блокнот или в телефон.
- Это могут быть не один, а несколько списков.
- Наша цель — разгрузить мозг.
- В самом начале применения GTD можно выделить час-другой на то, чтобы записать всё то, что вы хотите или должны сделать.
- Всё это — так называемые разомкнутые циклы (open loops), которые включают в себя все задачи, которые находятся не в том состоянии, в котором они должны быть, не в том месте, где они должны оказаться.
4.3.2 Список Следующие действия
- Действия, которые нужно выполнить как только представится возможность (ASAP — As Soon As Possible).
4.3.3 Список Ожидающие
- Делегирование задачи другим людям.
- Отправляете электронное письмо, на которое ожидаете получить ответ (или в ответе на которое нуждаетесь).
- Что-то заказываете.
- Решаете задачу, которая заблокирована из-за того, что вы ждёте, пока кто-то что-то сделает.
4.3.4 Список Проекты
- Проект — это любая цель, для достижения которой нужно выполнить более одного действия.
- Список представляет собой перечень названий проектов.
- Можно включить в него описания проектов и их желаемые результаты.
- При просмотре списка Проекты нужно проверять, чтобы в списке Следующие действия присутствовало хотя бы одно действие для каждого из проектов.
- Чтобы проекты продвигались.
4.3.5 Список Когда-нибудь, может быть
- В списке Следующие действия содержатся только записи о делах, которые нужно сделать как можно скорее.
- Список Проекты нужно регулярно просматривать, проверяя, чтобы в списке Следующие действия содержалось хотя бы одно действие, связанное с каждым из проектов.
- В списке Когда-нибудь, может быть содержатся идеи и проекты, которые вы, возможно, решите осуществить когда-нибудь в будущем.
- Этот список надо просматривать еженедельно, вместе с другими материалами, входящими в состав GTD.
4.3.6 Список Календарь
- В Календарь попадают записи о делах, которые нужно сделать в определённую дату или в определённое время.
4.4 Контексты действий
- Контексты действий — это теги, которыми снабжают элементы в списках Следующие действия.
- Они представляют собой сведения о том, где может быть выполнено то или иное действие, или о том, что именно нужно для его выполнения.
- К названиям контекстов задач часто добавляют префикс
@
, что имеет смысл, когда контекст представлен каким-либо местоположением.
4.5 Еженедельный обзор материалов
- Еженедельный обзор материалов нужно выполнять раз в неделю.
- Выберите день и придерживайтесь его. Нужно заранее выделить это время (как минимум — 30 минут).
- Используйте список триггеров.
- Добавьте триггерные элементы в список дел.
Синхронизация электронной почты, календаря и списка дел (с помощью триггерного списка) делает сложную занятую университетскую жизнь намного более организованной.
- Занимаясь еженедельным обзором, нужно сделать следующее (минимум):
- Проверить, чтобы с каждым проектом было бы связано хотя бы одно действие.
- Проверить, чтобы каждое действие из списка Следующие действия действительно было бы чем-то таким, что вам хочется или нужно сделать на следующей неделе в том случае, если у вас будет на это время.
- Если это не так — действие надо переместить (и/или проект, к которому оно относится) в список Когда-нибудь, может быть.
- Если вы полагаете, что никогда не соберётесь это действие выполнить — уберите его из всех списков (в Корзину).
- Просмотреть список Когда-нибудь, может быть и подумать, нужно ли перенести какие-то проекты или действия из этого списка в список Проекты или Следующие действия.
4.6 Списки триггеров
- При выполнении еженедельного обзора материалов может оказаться полезным применение списков триггеров.
- Это список ключевых слов, наводящих мозг на воспоминания о разомкнутых циклах, ещё не отражённых в системе.
- Список триггеров может выглядеть так:
- Начальник.
- Сослуживцы.
- Начатые, но не завершённые проекты.
- Проекты, которые нужно начать.
- Люди, с которыми надо связаться.
- Просматривая список триггеров, поместите всё, что вспомните, в список Входящие для последующей обработки.
4.6.1 Список триггеров Школа
- Начатые, но не завершенные проекты
- Проекты, которые необходимо начать
- Обязательства/обещания другим
- Учителя/ассистенты
- Соседи по комнате
- Одноклассники - Друзья
- Младшие классы
- Старшеклассники
- Люди со стороны
- Родители
- Организации кампуса
- Внеклассные организации
- Выпускники
- Коммуникации совершать/получать
- Внутренние/внешние
- Инициировать или отвечать на:
- Телефонные звонки
- Текстовые сообщения
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Обычная почта
- Социальные сети
- Другие тексты для завершения/представления
- Отчеты
- Документы
- Обзоры
- Задания
- Статьи
- Литература
- Переписывание и редактирование
- Встречи, которые необходимо назначить/запросить
- Финансы
- Обучение
- Финансовая помощь
- Учебники
- Питание
- Расходы на колледж
- Прочие расходы
- Комната/квартира в общежитии
- Аренда
- Содержание - Коммунальные услуги
- Еда
- Одежда
- Мебель
- Украшения
- Дополнительные материалы
- Ожидание…
- Информация
- Делегированные задачи/проекты
- Завершения, важные для проектов
- Ответы на:
- Письма
- СМС
- Звонки
- Социальные сети
- Компенсации
- Заказы
- Ремонтируемые объекты
- Заявки
- Решения других
4.6.2 Список триггеров Личный
- Начатые проекты, не завершенные
- Проекты, которые необходимо начать
- Обязательства/обещания другим
- Значимые другие
- Семья
- Друзья
- Одноклассники
- Взятые вещи
- Проекты: другие организации
- Служение
- Гражданское
- Волонтерство
- Общение, которое нужно сделать/получить
- Семья
- Друзья
- Специалист
- Инициировать или отвечать на:
- Телефонные звонки
- Текстовые сообщения
- Голосовая почта
- Электронная почта
- Обычная почта
- Социальные сети
- Предстоящие события
- Особые случаи
- Дни рождения
- Юбилеи
- Свадьбы
- Выпускные
- Праздники
- Путешествия -
- Поездки на выходные
- Каникулы
- Социальные мероприятия
- Культурные мероприятия
- Спортивные мероприятия
- Чем заняться
- Куда пойти
- Люди, с которыми можно встретиться/пригласить
- Местные достопримечательности
- Администрация
- Финансовые
- Счета
- Банки
- Инвестиции
- Кредиты
- Налоги
- Страхование
- Юридические вопросы
- Подача документов
- Ожидание…
- Почтовый перевод
- Ремонт
- Возмещение расходов
- Предметы взаймы
- Медицинские данные
- Ответы на вопросы
- Дом/домашнее хозяйство
- Ландшафт
- Кухонные принадлежности
- Стиральная машина/ сушилка/пылесос
- Места для организации/уборки
- Телевизор
- Видеомагнитофон/DVD
- Музыка/CD/кассеты
- Телефоны
- Гардеробы/одежда
- Ремонт/техническое обслуживание автомобилей
- Инструменты
- Багаж
- Компьютеры
- Программное обеспечение
- Аппаратное обеспечение
- Соединения
- CD/DVD привод
- Электронная почта
- Интернет
- Социальные сети
- Здравоохранение
- Врачи
- Стоматологи
- Специалисты
- Хобби
- Книги
- CD
- MP3
- Подкасты
- Видео
- Приложения
- Поручения
- Хозяйственный магазин
- Аптека
- Супермаркет
- Банк
- Уборка
- Книжный магазин
- Библиотека
- Магазин одежды
- Сообщество
- Район
- Школы
- Местное самоуправление
- Гражданские вопросы
4.6.3 Trigger list School
- Projects started, not completed
- Projects that need to be started
- Commitments/promises to others
- Teachers/TAs
- Roommates
- Classmates
- Friends
- Underclassmen
- Upperclassmen
- “Outside” people
- Parents
- Campus organizations
- Extracurricular organizations
- Graduates
- Communications to make/get
- Internal/External
- Initiate or respond to:
- Phone calls
- Text messages
- Voice-mail
- Snail mail
- Social Media
- Other writing to finish/submit
- Reports
- Papers
- Reviews
- Assignments
- Articles
- Readings
- Rewrites and edits
- Meetings that need to be set/requested
- Financial
- Tuition
- Financial aid
- Textbooks
- Dining
- College Expenses
- Other Expenses
- Dorm Room/Apartment
- Rent
- Maintenance
- Utilities
- Food
- Clothes
- Furniture
- Decorations
- Additional Supplies
- Waiting for…
- Information
- Delegated tasks/projects
- Completions critical to projects
- Replies to:
- Letters
- Texts
- Calls
- Social Media
- Reimbursements
- Ordered items
- Items being repaired
- Tickets
- Decisions of others
4.6.4 Trigger list Personal
- Projects started, not completed
- Projects that need to be started
- Commitments/promises to others
- Significant Other
- Family
- Friends
- Classmates
- Borrowed items
- Projects: other organizations
- Service
- Civic
- Volunteer
- Communications to make/get
- Family
- Friends
- Professional
- Initiate or respond to:
- Phone calls
- Text messages
- Voicemail
- Snail mail
- Social Media
- Upcoming events
- Special occasions
- Birthdays
- Anniversaries
- Weddings
- Graduations
- Holidays
- Travel
- Weekend trips
- Vacations
- Social events
- Cultural events
- Sporting events
- Things to do
- Places to go
- People to meet/invite
- Local attractions
- Administration
- Financial
- Bills
- Banks
- Investments
- Loans
- Taxes
- Insurance
- Legal affairs
- Filing
- Waiting for…
- Mail order
- Repair
- Reimbursements
- Loaned items
- Medical data
- RSVPs
- Home/household
- Landscape
- Kitchen things
- Washer/dryer/vacuum
- Areas to organize/clean
- TV
- VCR/DVD
- Music/CDs/tapes
- Phones
- Closets/clothes
- Vehicle repair/maintenance
- Tools
- Luggage
- Computers
- Software
- Hardware
- Connections
- CD/DVD Drive
- Internet
- Social Media
- Health care
- Doctors
- Dentists
- Specialists
- Hobbies
- Books
- CDs
- MP3s
- Podcasts
- Videos
- Apps
- Errands
- Hardware store
- Pharmacy
- Supermarket
- Bank
- Cleaner
- Bookstore
- Library
- Clothing store
- Community
- Neighborhood
- Schools
- Local government
- Civic issues