Indico. Конференции

Indico. Конференции.

1 Workflow конференции в Indico с использованием Peer Reviewing и Editing

• Процесс проведения конференции в Indico с полным циклом приема и обработки материалов можно разделить на несколько крупных этапов.
• В нем задействованы две основные группы участников: организаторы (включая администраторов события, программный комитет, рецензентов, судей и редакторов) и авторы (участники, подающие доклады).

1.1 Рабочий процесс для организаторов

1.1.1 Подготовка и настройка события

• Организатор (менеджер конференции) создает событие в Indico и настраивает его под нужды конференции.
• Это включает:
  • Определение тем и треков конференции.
  • Настройку форм подачи материалов (поля для метаданных: название, аннотация, ключевые слова, соавторы).
  • Включение и настройку модуля Peer Reviewing: определение ролей (рецензенты, судьи), сроков, критериев оценки.
  • Включение и настройку модуля Editing: создание типов редактируемых материалов (например, статья, презентация, постер), определение обязательных файлов (PDF, исходники LaTeX) и требований к оформлению.
  • Публикацию страницы конференции с открытием приема материалов.

1.1.2 Процесс рецензирования (Peer Reviewing)

• После того как авторы начинают подавать материалы, организаторы управляют процессом научной оценки:
  • Назначение рецензентов: программный комитет или менеджеры распределяют поступившие статьи между рецензентами (часто на основе тем или вручную). Indico также может автоматически предлагать соответствия.
  • Рецензирование: рецензенты получают уведомления, изучают статьи и оставляют свои отзывы по заданным критериям (например, оригинальность, актуальность, качество изложения) и дают рекомендацию (принять, отклонить, доработать).
  • Принятие решений: судьи (обычно это члены программного комитета) видят собранные рецензии и выносят окончательное решение по каждой статье. Решение может быть: “Принять”, “Отклонить” или “Требуются правки”. В случае правок автору отправляется запрос на доработку содержания, после чего материал может снова пройти рецензирование или сразу перейти к следующему этапу.
  • Передача в Editing: если материал прошел рецензирование и принят, организаторы (или автоматическое правило) перемещают его в модуль Editing для дальнейшей подготовки к публикации.

1.1.3 Процесс редактирования (Editing)

• На этом этапе технические редакторы проверяют оформление материалов:
  • Назначение редактора: каждому принятому материалу назначается редактор (или редактор берет его в работу из общего пула).
  • Проверка оформления: редактор проверяет, соответствует ли файл требованиям конференции (шаблон, наличие всех необходимых разделов, качество графики, библиография). Он может загрузить исправленную версию файла или оставить комментарии для автора.
  • Взаимодействие с автором: если нужны правки, редактор отправляет материал “На доработку” автору. Автор получает уведомление, загружает исправленную версию. Редактор повторно проверяет. Возможен цикл итераций.
  • Принятие финальной версии: когда редактор удовлетворен качеством, он утверждает материал как готовый к публикации.
  • Публикация: организаторы могут опубликовать сборник трудов, сделав все принятые и отредактированные материалы доступными на сайте конференции.

1.2 Рабочий процесс для авторов

1.2.1 Регистрация и подача материала

• Автор регистрируется на сайте конференции (или входит в существующую учетную запись Indico).
• Переходит в раздел подачи материалов, заполняет форму метаданных (название, аннотация, авторы) и загружает файлы статьи.
• После отправки автор видит свой материал в личном кабинете со статусом “Отправлено” (submitted).

1.2.2 Ожидание рецензирования

• Автор может видеть, что его материал передан на рецензирование. Обычно он не видит самих рецензий до принятия решения, но может получать уведомления о смене статуса.
• Если судья запрашивает правки по содержанию (после рецензирования), автор получает уведомление и может загрузить новую версию файла, сопроводив ее комментариями. После этого материал снова уходит на рассмотрение.

1.2.3 Переход к редактированию (если принято)

• Когда статья научно одобрена, автор получает уведомление, что материал передан на этап редактирования. Теперь автор может видеть нового ответственного — редактора.
• Если редактор просит исправить оформление, автор получает уведомление с комментариями. Он загружает исправленный файл (или файлы, например, финальный PDF и исходники) через интерфейс.
• После нескольких итераций (если необходимо) автор видит статус “Принято редактором” или “Готово к публикации”.

1.2.4 Финальный результат

• Автор получает уведомление о том, что его материал окончательно принят и будет опубликован. После публикации он может увидеть свою работу в программе конференции или в сборнике трудов.

1.3 Взаимодействие этапов и ролей

• Эти два процесса (рецензирование и редактирование) могут быть независимы или последовательны.
• В описанном выше workflow они идут друг за другом: сначала научное рецензирование, потом техническое редактирование.
• Автор взаимодействует с системой на каждом этапе, но видит разных модераторов: на первом этапе — судей и рецензентов (которые оценивают содержание), на втором — редактора (который помогает довести материал до идеального вида).

2 Инструкция по работе с конференцией в Indico

• Данная инструкция поможет вам ориентироваться в процессе подачи, рецензирования и редактирования материалов конференции с использованием системы Indico.
• Здесь описаны действия для всех участников: авторов, рецензентов, судей, редакторов и организаторов.

2.1 Общий обзор рабочего процесса

• Конференция в Indico проходит через несколько последовательных этапов:

  • Подача материалов – авторы загружают свои работы.
  • Рецензирование (Peer Reviewing) – рецензенты оценивают научное содержание, судьи принимают решение о принятии/доработке/отклонении.
  • Редактирование (Editing) – редакторы проверяют оформление и при необходимости взаимодействуют с авторами для подготовки финальной версии.
  • Публикация – принятые материалы становятся доступны в программе конференции или сборнике трудов.

• Каждый участник выполняет свои задачи на определённых этапах. Ниже приведены пошаговые инструкции для каждой роли.

2.2 Инструкция для авторов

2.2.1 Регистрация и вход

• Перейдите на страницу конференции.
• Если у вас уже есть учётная запись Indico, войдите в неё. Если нет – зарегистрируйтесь, следуя инструкциям на сайте.
• Убедитесь, что вы авторизованы, прежде чем подавать материал.

2.2.2 Подача материала

• На странице конференции найдите раздел “Call for Abstracts” или “Submit paper” (название может варьироваться).
• Нажмите кнопку “Submit new paper” или аналогичную.
• Заполните форму:
  • Название доклада/статьи
  • Аннотация
  • Ключевые слова
  • Соавторы (если есть) – укажите их имена и, при необходимости, электронную почту для приглашения к соавторству.
  • Тема/трек – выберите из предложенного списка.
• Загрузите файл(ы) материала. Обычно требуется PDF, но могут быть дополнительные требования (например, исходники LaTeX, презентация). Обратите внимание на инструкции по оформлению.
• Нажмите “Submit”. После этого ваш материал получит статус “Submitted” (отправлен).

2.2.3 Отслеживание статуса

• В личном кабинете (раздел “My contributions” или “My papers”) вы можете видеть все свои поданные материалы и их текущий статус:
  • Submitted – материал отправлен, ожидает назначения рецензентов.
  • Under review – идёт рецензирование.
  • Revisions required – требуются правки по содержанию (от судьи).
  • Accepted – принят после рецензирования.
  • Rejected – отклонён.
  • In editing – передан на этап редактирования.
  • Editing revisions required – редактор запросил правки оформления.
  • Final version accepted – окончательно принят и готов к публикации.
• Вы будете получать уведомления на электронную почту при изменении статуса.

2.2.4 Внесение правок по запросу

• Если судья (на этапе рецензирования) или редактор (на этапе редактирования) запросили доработку:
  • Зайдите в личный кабинет, откройте нужный материал.
  • В разделе “Revisions” или “Editor” вы увидите комментарии и прикреплённые файлы (если есть).
  • Загрузите исправленную версию файла, следуя указаниям. При необходимости добавьте пояснительный комментарий.
  • Нажмите “Submit revision”. Материал снова будет отправлен на проверку.

2.2.5 Финальная версия

• Когда материал пройдёт все этапы, вы увидите статус “Published” или “Final version accepted”.
• Это означает, что ваша работа включена в программу конференции или сборник.

2.3 Инструкция для рецензентов

2.3.1 Получение назначений

• После входа в Indico вы увидите уведомления о назначенных вам материалах. Также вы можете перейти в раздел “Reviewing” на странице конференции.
• Список статей, ожидающих вашей оценки, отображается с указанием дедлайна.

2.3.2 Ознакомление с материалом

• Откройте материал, нажав на его название.
• Изучите аннотацию и прикреплённый файл (статью).

2.3.3 Оставление отзыва

• На странице материала перейдите на вкладку “Review”.
• Заполните форму оценки. Обычно она включает:
  • Оценку по нескольким критериям (например, оригинальность, актуальность, ясность изложения) – можно выбрать баллы или текстовые варианты.
  • Текстовые комментарии для автора и/или для редактора (конфиденциальные).
  • Рекомендацию: “Accept”, “Minor revisions”, “Major revisions”, “Reject”.
• Нажмите “Submit review”. Отзыв будет сохранён, и судья сможет его увидеть.

2.3.4 Повторное рецензирование (при необходимости)

• Если после правок материал направлен вам повторно, вы получите уведомление.
• Процесс оценки аналогичен.

2.4 Инструкция для судей

• Судья принимает окончательное научное решение на основе отзывов рецензентов.

2.4.1 Просмотр материалов, ожидающих решения

• В разделе “Judging” вы видите все статьи, по которым собрано достаточно рецензий (или истёк срок).

2.4.2 Принятие решения

• Откройте материал, изучите все рецензии и комментарии.
• На вкладке “Decision” выберите одно из действий:
  • Accept – принять материал (он перейдёт на этап редактирования, если он включён).
  • Reject – отклонить.
  • Request revisions – запросить правки у автора. При этом можно указать, какие именно изменения требуются, и срок.
• Добавьте комментарий для автора (будет отправлен в уведомлении).
• Подтвердите решение.

2.4.3 Контроль доработок

• После того как автор пришлёт исправленную версию, вы получите уведомление.
• Вы можете повторно запросить рецензирование или принять решение самостоятельно.

2.5 Инструкция для редакторов

• Редактор отвечает за техническое качество материалов: оформление, соответствие шаблону, наличие всех файлов.

2.5.1 Получение материалов на редактирование

• В разделе “Editing” на странице конференции отображается список материалов, ожидающих редактирования (обычно те, что были приняты после рецензирования).
• Вы можете взять материал в работу, нажав “Assign to me”, или он может быть назначен автоматически.

2.5.2 Проверка материала

• Откройте материал. Вы увидите все загруженные автором файлы и метаданные.
• Проверьте:
  • Соответствие файлов требованиям (формат, размер, название).
  • Наличие всех обязательных файлов (например, PDF и исходный код).
  • Оформление текста, ссылки, графику.
  • При необходимости сверьте с шаблоном конференции.

2.5.3 Действия редактора

• Если всё в порядке, вы можете нажать “Accept as final” – материал считается готовым к публикации.
• Если требуются правки, нажмите “Request revisions”. В открывшейся форме укажите, что нужно исправить, и при необходимости прикрепите файл с примером или замечаниями.
• Вы также можете сами загрузить исправленную версию файла (например, если нужно подправить мелкие опечатки) и отправить автору на утверждение, выбрав “Submit new version” с пометкой для автора.

2.5.4 Взаимодействие с автором

• Автор получит уведомление о запросе правок и загрузит новую версию.
• Вы увидите её в разделе “Revisions” и сможете повторно проверить.
• Цикл повторяется, пока материал не будет принят.

2.5.5 Завершение редактирования

• После финального принятия материал получает статус “Final version accepted” и становится доступным для публикации.

2.6 Инструкция для организаторов (менеджеров события)

• Организаторы настраивают конференцию, управляют ролями и контролируют весь процесс.

2.6.1 Настройка конференции

• При создании события в Indico перейдите в “Management area” (панель управления).
• Настройте:
  • Темы/треки – в разделе “Call for Abstracts” или “Program”.
  • Форму подачи материалов – какие поля обязательны, какие файлы разрешены.
  • Модуль Peer Reviewing – включите, задайте критерии оценки, настройте роли (рецензенты, судьи), сроки.
  • Модуль Editing – включите, определите типы материалов, обязательные файлы, настройте права редакторов.
• Опубликуйте страницу конференции, открыв приём материалов.

2.6.2 Управление пользователями и ролями

• В разделе “Roles” вы можете назначать участников на роли: рецензенты, судьи, редакторы.
• Можно также импортировать список рецензентов или разрешить самозапись.

2.6.3 Назначение рецензентов на статьи

• В разделе “Reviewing” есть опция “Assign reviewers”.
• Вы можете вручную назначать рецензентов на каждую статью или использовать автоматическое распределение по темам.

2.6.4 Мониторинг прогресса

• Панели управления показывают статистику: сколько материалов подано, сколько прошло рецензирование, сколько ожидают решения, какие на редактировании.
• Вы можете отправлять массовые уведомления авторам или рецензентам (например, напоминания о дедлайнах).

2.6.5 Публикация материалов

• После завершения редактирования вы можете собрать все принятые материалы в сборник или опубликовать их в программе конференции.
• В разделе “Editing” есть возможность отметить материалы как опубликованные, и они станут видны всем посетителям страницы конференции.

2.7 Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Что делать, если я забыл загрузить файл при подаче? Ответ: Вы можете загрузить новую версию в личном кабинете до того, как материал перейдёт на этап рецензирования. Если рецензирование уже началось, обратитесь к организатору.

Вопрос: Могу ли я видеть рецензии на свою статью? Ответ: Обычно авторы видят только итоговое решение и комментарии судьи, но не видят отдельных рецензий. Это настраивается организаторами.

Вопрос: Как долго ждать решения? Ответ: Сроки зависят от настроек конференции. Вы можете видеть дедлайны в уведомлениях. Если срок прошёл, свяжитесь с организаторами.

Вопрос: Кто может быть редактором? Ответ: Редакторы назначаются организаторами из числа членов программного комитета или технических сотрудников.

2.8 Полезные советы

• Всегда проверяйте электронную почту – Indico отправляет уведомления о новых назначениях, запросах правок и изменениях статуса.
• Соблюдайте дедлайны, указанные в системе.
• Если у вас возникли технические проблемы, обратитесь к поддержке Indico или к организаторам конференции через контактную форму на странице события.

Данная инструкция охватывает типовой workflow. В зависимости от настроек конкретной конференции некоторые шаги могут отличаться. Внимательно читайте инструкции на странице события и следуйте указаниям организаторов.